Consejos clave para potenciar tu departamento de administración

Consejos clave para potenciar tu departamento de administración

Aunque cuando se piensa en los pilares de una empresa o negocio no solemos pensar en la gestión administrativa, en verdad es clave para el funcionamiento de la misma. El departamento de administración debe funcionar de forma correcta y eficaz para que la empresa pueda ser productiva y solvente. No se trata sólo de llevar al día los documentos o de llevar bien las cuentas. Por un lado, debe analizar los procesos, entradas y salidas para poder ofrecer mejoras a la empresa y, por otro lado, debe poder evaluar números reales para saber exponer dónde es posible reducir costes e invertir. De esta manera, conseguirá aumentar los beneficios. Además debe tener una visión amplia de la empresa y mostrar puntos de mejora.

Así, la administración de una empresa se muestra como  un conjunto de actividades cotidianas relacionadas con la planificación financiera, el mantenimiento de registros y la facturación, el personal, la distribución física y la logística. Los departamentos en esta área suelen estar formados por 2 tipos de empleados que realizan estas actividades: los administrativos de oficina o, si coordinan a varias personas, los jefes de administración/directores de oficina. Además, según el tamaño de la empresa puede incluso haber departamentos especializados en alguna de las tareas mencionadas anteriormente.

¿Cómo debe ser el personal administrativo?

Los empleados administrativos desempeñan un papel clave en la infraestructura de cualquier empresa ya que son los que tienen la responsabilidad de asegurar que las actividades administrativas dentro de una organización funcionen de forma eficiente, proporcionando estructuras y procesos a otros empleados a través de la organización.

Estas actividades pueden abarcar desde la responsabilidad de la gestión de recursos humanos, presupuestos y registros, hasta la contabilidad. Así, las tareas que desempeñan son muy variadas: asegurarse de que el correo saliente y entrante se asigna al departamento adecuado, gestionar los suministros de materiales de oficina, introducir, archivar y administrar los datos que se almacenan dentro del sistema de oficina de la organización, organizar y ayudar a compañeros de trabajo con reuniones, conferencias, viajes, eventos y llamadas telefónicas, etc.

Según el equipo de Oposiciones de Auxiliar Administrativo, expertos en la preparación de aspirantes a los puestos administrativos por oposición, las habilidades básicas que debe tener un administrativo son las siguientes:

  • Formación en gestión de nóminas.
  • Buenas habilidades de comunicación para coordinar y colaborar con otros empleados.
  • La capacidad de adaptarse a entornos cambiantes y nuevas tecnologías que podrían implementarse.
  • Espíritu de iniciativa al proponer cambios para mejorar la productividad de su empresa.
  • Capacidad de trabajo bajo presión.
  • En algunos puestos administrativos, incluso exigen que el candidato tenga habilidades avanzadas en el uso de aplicaciones para la administración, como el tipo de packs de software de contabilidad, facturación y nóminas.

El director administrativo

Por su parte, un director de oficina o jefe de administración tiene como funciones: supervisar y formar a sus compañeros de trabajo, asegurar que las funciones de una oficina  se completen de manera eficiente y eficaz, asignar tareas a cada personal y supervisarles.

Además de organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina realizando varias tareas administrativas, asignar a ciertos empleados para que cumplan con los requisitos operativos siguiendo su progreso, reclutar, seleccionar y capacitar a nuevos empleados, fidelizar a los empleados actuales a través de coaching u otras acciones, redactar un presupuesto anual que represente los objetivos financieros de la organización, etc. Por otro lado, el papel de un gerente de oficina exige que el trabajador tenga unas habilidades superiores a otras vacantes administrativas, como por ejemplo:

  • Una experiencia administrativa sólida
  • Competencia en recursos humanos y gestión de equipos
  • Capacidad de presentación de informe.
  • Capacidad de delegación de tareas
  • Gestión de procesos
  • Gran capacidad de comunicación con los demás miembros de la organización.

Consejos clave para optimizar tu departamento de administración

Ya que dejamos claro la importancia del departamento de administración de una empresa y de la formación y habilidades que debe tener un trabajador administrativo, ahora es importante definir las distintas labores que el equipo administrativo deberá realizar de forma correcta y eficaz para construir un buen departamento en el rubro que garantice el buen funcionamiento de la empresa.

Así, los siguientes cuatro consejos te serán útiles para optimizar tu departamento de administración:

1. Lleva un registro y control de las operaciones

Aunque esta es una labor del departamento de contabilidad, es bueno que el personal administrativo esté al tanto del flujo de las operaciones para tomar las decisiones más apropiadas. No sólo a efectos de coordinación, sino también porque es obligatorio por ley que se registren las operaciones de ventas, compras, y costos.

Una recomendación es implementar un software apropiado para el registro, gestión y evaluación de los datos, el cual, dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser programas como osPos, ERP (Entreprise Resource Planning), como OpenBravo o inclusive las clásicas planillas de Excel.

2. Administra el tiempo y las metas

El tiempo es un recurso intangible pero muy importante que forma parte del capital de tu empresa. Por lo mismo, deberás hacer que rinda -lo que significa evaluar estrategias para aumentar la productividad sin sacrificar calidad de vida- y que esté sintonizado con las metas.

Para ello, se deben fijar objetivos concretos, ajustados en el tiempo y que sean mensurables. Esto porque al implementar metas específicas y realistas,  te verás obligado a organizarte para alcanzarlas en la fecha planteada, lo cual resultará en una mejor administración del tiempo y la obtención de datos concretos.

3. Trabaja en equipo

Eres quien está al mando de la empresa, pero no debes olvidar que cuentas con colaboradores, que representan tu fuerza de trabajo y un banco de personas creativas y con energía muy valiosas en las que apoyarte.

Una buena administración incluirá esos recursos humanos en su planificación, con los trabajará en una dinámica consensuada.

Un buen administrador se distinguirá por ser una persona automotivada, positiva, disciplinada, comprometida y competente, con la capacidad de liderazgo suficiente para lograr que todo su equipo también lo sea.

También será alguien que conoce al detalle el producto del negocio, otra condición que estimula también a sus colaboradores a dar lo mejor de sí para el éxito del conjunto

4. Capacítate y conoce a tu cliente

Por último, pero no menos importante, es vital que el equipo administrativo se mantenga actualizado sobre las tendencias, aún más cuando tenemos en cuenta lo cambiante del mundo de los negocios, y que conozca lo más posible a los clientes. Para ello, pueden hacer cursos sobre aspectos específicos del negocio, de forma que puedan perfeccionarse en sus funciones y ofrecer un mejor servicio.

En relación al cliente, es bueno que se creen canales de comunicación simples para conocer y medir su grado de satisfacción, saber si está conforme con la calidad del servicio, el precio, etc. De forma que la información recaudada de primera mano les ayude a mejorar todo el proceso de administración.

Más allá de estos consejos, es muy importante tener en cuenta que la administración tiene más sentido cuando hay productividad. Dicha productividad se logra si se cuenta con personal activo, capacitado y estimulado,  lo cual puedes lograr con una política adecuada de remuneraciones, beneficios y recompensas por el trabajo bien hecho.